استاندارد EN 15713؛ تجربه امنیت در امحای اسناد محرمانه
- 2025-08-12
- راهنما و آموزش
راهنمای محتوا
اسناد کاغذی، از قراردادهای تجاری و سوابق مالی گرفته تا اطلاعات شخصی کارمندان و مشتریان، همچنان بخش مهمی از دارایی‌های اطلاعاتی هر سازمانی را تشکیل می‌دههند. امحا نادرست این اسناد می‌تواند منجر به نشت اطلاعات، سوءاستفاده‌های مالی و آسیب‌های جبران‌ناپذیر به شهرت یک کسب‌وکار شود. اما چگونه می‌توان از امحا کاملاً امن این اسناد اطمینان حاصل کرد؟ پاسخ در پیروی از استانداردهای معتبر جهانی نهفته است. در این مقاله از نیکیتا، به طور جامع به بررسی استاندارد EN 15713 می‌پردازیم؛ استانداردی که فراتر از اندازه برش کاغذ، یک اکوسیستم امنیتی کامل را برای مدیریت و امحای مواد محرمانه تعریف می‌کند.
استاندارد EN چیست؟ نگاهی فراتر از اندازه برش
بسیاری از افراد با استاندارد 66399 DIN آلمان آشنا هستند که عمدتاً بر طبقه‌بندی سطوح امنیتی بر اساس اندازه نهایی ذرات خرد شده تمرکز دارد. اما استاندارد EN 15713 که مخفف "European Norm" یا "هنجار اروپایی" است، رویکردی بسیار جامع‌تر و گسترده‌تر دارد. این استاندارد مجموعه‌ای از قوانین و توصیه‌ها است که به طور خاص برای مدیریت و کنترل فرآیند امحای مواد محرمانه طراحی شده است.
برخلاف استاندارد DIN، استاندارد EN 15713 کل چرخه عمر یک سند محرمانه از لحظه جمع‌آوری تا امحاء نهایی و بازیافت را پوشش می‌دهد. این استاندارد جنبه‌های حیاتی دیگری مانند امنیت محل، صلاحیت پرسنل، پروتکل‌های حمل‌ونقل و زنجیره نظارت را نیز در بر می‌گیرد. در واقع، EN 15713 تضمین می‌کند که امنیت در هر مرحله از فرآیند، نه فقط در لحظه خرد شدن، رعایت می‌شود.
الزامات کلیدی استاندارد EN 15713: یک چک‌لیست امنیتی جامع
برای درک بهتر عمق و گستردگی این استاندارد، بیایید نگاهی دقیق‌تر به الزامات کلیدی آن بیندازیم. شرکتی که خدمات امحا اسناد را مطابق با EN 15713 ارائه می‌دهد، باید موارد زیر را به طور کامل رعایت کند:
امنیت فیزیکی و نظارت (Premises and Security)
- تأسیسات شرکت: شرکت ارائه‌دهنده خدمات باید دارای یک دفتر یا مرکز عملیاتی مشخص برای نگهداری سوابق و اسناد تجاری خود باشد. این فضا باید از سایر فعالیت‌های تجاری در همان مکان مجزا باشد.
- سیستم‌های حفاظتی: محوطه شرکت، از جمله مناطق پردازش، انبارداری و دفاتر، باید به سیستم‌های اعلام سرقت تایید شده مجهز باشد.
- نظارت تصویری (CCTV): دوربین‌های مداربسته باید به طور مداوم مناطق تخلیه بار، انبارداری و پردازش را ضبط کنند. این فیلم‌ها باید حداقل به مدت ۳۱ روز نگهداری شوند، مگر اینکه توافق دیگری با مشتری صورت گرفته باشد.
- کنترل دسترسی: بازدیدکنندگان مجاز فقط با نظارت پرسنل تایید صلاحیت شده می‌توانند وارد مناطق عملیاتی شوند و بازدیدکنندگان غیرمجاز به هیچ وجه حق ورود ندارند.
غربالگری و تعهد پرسنل (Personnel Security)
یکی از مهم‌ترین ارکان امنیت، نیروی انسانی است. این استاندارد تاکید ویژه‌ای بر صلاحیت پرسنل دارد:
- غربالگری امنیتی: تمام کارکنان باید مطابق با استاندارد BS7858 غربالگری شوند. این فرآیند شامل بررسی سوابق کیفری، اعتبارسنجی مالی، تأیید سوابق شغلی مکتوب برای پنج سال گذشته، بررسی گپ‌های زمانی در سوابق، دریافت معرف و بررسی حق کار قانونی است.
- تعهدنامه محرمانگی: همه کارکنان موظف به امضای یک تعهدنامه رسمی برای حفظ محرمانگی اطلاعات هستند.
فرآیند جمع‌آوری و حمل و نقل امن (Secure Collection & Transport)
- پرسنل آموزش‌دیده: فرآیند جمع‌آوری باید توسط کارکنانی انجام شود که آموزش‌های لازم را دیده‌اند، لباس فرم قابل شناسایی به تن دارند و کارت شناسایی عکس‌دار حمل می‌کنند.
- حفاظت از مواد: از لحظه جمع‌آوری تا امحا کامل، مواد محرمانه باید در برابر هرگونه دسترسی غیرمجاز محافظت شوند. برای این منظور، باید از کانتینرهای قفل‌دار امن یا محفظه‌هایی با پلمب‌های امنیتی شماره‌گذاری شده استفاده شود.
- امنیت وسایل نقلیه:
- خودروهای جمع‌آوری خارج از محل (Off-Site): این خودروها باید دارای بدنه‌ای محصور (Box-bodied) یا کانتینر جداشونده امن با درب‌های قابل قفل و پلمب باشند. همچنین باید به سیستم‌های هشدار یا ایموبلایزر الکترومکانیکی مجهز شوند. این خودروها هرگز نباید بدون مراقبت رها شوند و در حین حمل‌ونقل باید قفل و پلمب باشند.
- خودروهای امحا در محل (On-Site): این خودروها نیز باید بدنه‌ای محصور و درب‌های قابل قفل داشته باشند. هرگز نباید با مواد محرمانه پردازش نشده در داخل، بدون مراقبت در محل مشتری رها شوند.
- ارتباط مداوم: اپراتورهای هر دو نوع خودرو باید یک خط ارتباطی واضح و دائم با مرکز شرکت داشته باشند.
مدیریت و زمان‌بندی امحا (Destruction Process)
- امحا سریع: مواد محرمانه‌ای که برای امحا جمع‌آوری شده‌اند، باید ظرف یک روز کاری پس از رسیدن به مرکز امحا، از بین بروند. این الزام، ریسک نگهداری طولانی‌مدت اسناد حساس را به حداقل می‌رساند.
تعهدات قراردادی و نظارتی (Contracts & Sub-contracting)
- قرارداد مکتوب: باید یک قرارداد کتبی بین مشتری و شرکت ارائه‌دهنده خدمات وجود داشته باشد که تمام جزئیات تراکنش را پوشش دهد.
- پیمانکاران فرعی: اگر بخشی از کار به یک پیمانکار فرعی واگذار شود، آن پیمانکار نیز باید ملزم به رعایت کامل استانداردهای EN 15713 باشد و مشتری باید در هر مورد از این موضوع مطلع گردد.
مدیریت پسماند و مسئولیت زیست‌محیطی (End Product Disposal)
این استاندارد به مرحله پس از امحا نیز توجه دارد:
- بازیافت: کسب‌وکارها باید در صورت امکان، تمام مواد قابل بازیافت را بازیافت کنند.
- سایر روش‌ها: اگر بازیافت ممکن نباشد، باید اثرات زیست‌محیطی، هزینه‌ها و راحتی سایر روش‌های دفع زباله (مانند تولید انرژی از پسماند) در نظر گرفته شود تا اطمینان حاصل شود که هیچ‌چیز به محل دفن زباله ارسال نمی‌شود.
چرا EN 15713 معیار بهتری برای انتخاب سرویس امحا اسناد است؟
برای سازمان‌هایی که به دنبال یک سرویس امحا اسناد قابل اعتماد هستند، استاندارد EN 15713 شاخص بسیار بهتری برای ارزیابی امنیت کلی در مقایسه با استانداردهای متمرکز بر اندازه برش (مانند DIN) است. انتخاب یک شریک که از این استاندارد پیروی می‌کند، به معنای اطمینان از موارد زیر است:
- امنیت ۳۶۰ درجه: اطلاعات شما در تمام مراحل، از درب دفتر شما تا بازیافت نهایی، ایمن است.
- پرسنل قابل اعتماد: افرادی که با اسناد شما سروکار دارند، از فیلترهای امنیتی سخت‌گیرانه‌ای عبور کرده‌اند.
- فرآیندهای مستند و قابل ردیابی: وجود قراردادهای مکتوب و زنجیره نظارت، شفافیت و پاسخگویی را تضمین می‌کند.
بسیاری از شرکت‌های معتبر، استاندارد EN 15713 را در چارچوب گواهینامه‌های ISO 9001 (مدیریت کیفیت) و ISO 14001 (مدیریت زیست‌محیطی) خود ادغام می‌کنند. این کار امکان نظارت و ممیزی منظم توسط نهادهای ثالث بی‌طرف را فراهم می‌کند. علاوه بر این، عضویت در انجمن‌های صنعتی معتبر مانند BSIA (انجمن صنعت امنیت بریتانیا) و UKSSA (انجمن امحا امنیتی بریتانیا) نشان‌دهنده تعهد یک شرکت به رعایت EN 15713 و سایر استانداردهای امنیتی سطح بالا است.
کلام پایانی
در نهایت، اهمیت استاندارد EN 15713 هنگام انتخاب یک کاغذ خردکن یا سرویس امحا اسناد، بسیار فراتر از یک برچسب یا گواهینامه است؛ بلکه یک فلسفه امنیتی جامع است. این استاندارد تضمین می‌کند که امنیت اطلاعات شما به یک متغیر (مانند اندازه ذره کاغذ) وابسته نیست، بلکه نتیجه یک سیستم یکپارچه از کنترل‌های امنیتی بر روی افراد، فرآیندها و زیرساخت‌ها است. هنگام انتخاب یک سرویس‌دهنده برای امحای اسناد محرمانه سازمان خود، فراتر از مشخصات فنی دستگاه‌ها را ببینید و درباره پایبندی آن‌ها به استاندارد EN 15713 سوال کنید. این انتخاب هوشمندانه، آرامش خاطری را برای شما به ارمغان می‌آورد که با هیچ معیار دیگری قابل مقایسه نیست.
تیم متخصص ما در نیکیتا آماده است تا با ارائه مشاوره تخصصی، شما را در فرآیند انتخاب و خرید کاغذ خردکن راهنمایی کرده و بهترین و کارآمدترین راهکار را متناسب با نیاز سازمان شما معرفی کند.
