مدیریت چرخه عمر اسناد – ضرورت، قوانین و مدت زمان امحا اسناد

فرآیند و روش‌های امحای امن اسناد: راهنمای عملی

امحای اسناد در سازمان‌های بزرگ و دولتی، یک روند پیچیده و سیستماتیک است که باید با رعایت دقیق پروتکل‌های امنیتی انجام گیرد. این فرآیند فراتر از صرفاً دور انداختن کاغذ است و نیازمند برنامه‌ریزی و اجرای دقیق برای جلوگیری از هرگونه افشای اطلاعات ناخواسته است. انتخاب روش صحیح امحا و استفاده از تجهیزات مناسب، در تضمین امنیت اطلاعات نقش کلیدی دارد و به مدیران کمک می‌کند تا از انطباق کامل با الزامات قانونی اطمینان حاصل کنند.

این بخش به مدیران کمک می‌کند تا دیدی جامع نسبت به مراحل عملی و روش‌های مؤثر امحا پیدا کنند و در نتیجه، تصمیمات آگاهانه‌ای در این زمینه اتخاذ نمایند.

روال کاری گام به گام امحا

فرآیند امحای اسناد معمولاً با یک سلسله مراتب مشخص و دقیق انجام می‌شود. ابتدا، مسئول بایگانی یا واحد مربوطه فهرستی از اسناد راکد که به پایان مدت زمان نگهداری خود رسیده‌اند، تنظیم می‌کند. پس از آن، تأییدیه‌های لازم از سلسله مراتب اداری، شامل مسئول امور اداری، مدیر اداری و در نهایت ریاست سازمان، اخذ می‌گردد. حضور نماینده حراست در زمان امحا و تأیید نهایی فرآیند، برای تضمین امنیت و صحت عملیات ضروری است.

روش‌های نوین امحای اسناد

اکتفا به خرد کردن ساده اسناد، ممکن است کافی نباشد. شواهد تاریخی نشان داده که بازسازی اسناد خرد شده در برخی موارد امکان‌پذیر است. به همین دلیل، نیکیتا تأکید دارد که امحای اسناد محرمانه و با مدت زمان امحا اسناد حساس، باید به گونه‌ای صورت گیرد که اطلاعات کاملاً غیرقابل بازیابی باشد.

• خرد کردن (Shredding): این روش شامل استفاده از دستگاه‌های کاغذ خردکن با کیفیت بالاست که اسناد را به قطعات بسیار ریز و نامنظم تبدیل می‌کنند. انتخاب دستگاه مناسب با سطح امنیتی بالا، اولین گام در امحای فیزیکی اسناد محسوب می‌شود. برای اطمینان از امنیت، می‌توانید از استانداردهایی مانند استاندارد DIN 66399 استفاده کنید.
• خمیر کردن (Pulping): تبدیل کاغذ به خمیر، یکی از ایمن‌ترین و سریع‌ترین روش‌ها برای امحای کامل اسناد و جلوگیری از هرگونه بازسازی اطلاعات است. در این فرآیند، اسناد به طور کامل در آب حل شده و به حالت خمیر در می‌آیند، که امکان بازیابی اطلاعات را به صفر می‌رساند.
• ترکیب خرد کردن و خمیر کردن: در مراکز تخصصی مانند مجموعه نیکیتا، اسناد پس از خرد شدن اولیه، حتماً خمیر می‌شوند تا کاملاً امحا شده و به طور ایمن وارد چرخه بازیافت گردند. این روش دو مرحله‌ای، بالاترین سطح امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند و از هرگونه خطر بازیابی داده جلوگیری می‌نماید. برای اطمینان از انتخاب بهترین روش امحا، می‌توانید از استانداردهایی مانند استاندارد EN 15713 بهره‌مند شوید. برای اجرای صحیح این دستورالعمل‌ها، استفاده از تجهیزات مناسب مانند دستگاه‌های کاغذ خردکن و دستگاه هارد خردکن با کیفیت از شرکت نیکیتا، امری ضروری است. این دستگاه‌ها با از بین بردن کامل و ایمن اسناد، خطر دسترسی غیرمجاز را به صفر می‌رسانند و نیازهای سازمان‌ها را به خوبی پاسخ می‌دهند.