معرفی کامل امحاء اسناد

امحاء اسناد و مدارک مهم یکی از کارهایی است که سازمان را از شر بایگانی اسناد بی ارزش رها می کند. روش ها و سلسله مراتب خاصی برای امحای اسناد وجود دارد که در ادامه به معرفی و همینطور بررسی آنها خواهیم پرداخت. و با هم میبینیم که برای امحای یک سند چه مراحلی باید طی شود. در یک اداره و سازمان و یا حتی یک کسب و کار معمولی، نگهداری از اسناد حقوقی، اسناد پرسنلی و هر نوع برگه معتبر دیگری، یکی از اصلی ترین کارها به حساب می آید. در ادارات بزرگتر بخش بایگانی یک از مهمترین و پرکارترین بخش هاست که وقت و انرژی زیادی در آنجا صرف مرتب کردن و نظام بخشی به اسناد و مدارک مختلف می گردد. اگر دقت کرده باشید بخشی از این اسناد هیچوقت مورد استفاده قرار نمیگیرند. این امر ممکن است دلایل متعددی داشته باشد. ممکن است این برگه و نامه با سند دیگر همپوشانی داشته باشد که نگهداری از یکی از آنها کافی باشد، و یا حتی تاریخ آن گذشته باشد و محلیتی نداشته باشد. در اینصورت امحاء اسناد به سازمان کمک میکند تا از شر این مدارک و اسناد رها شود. در ادامه به بررسی چند و چون این کار خواهیم پرداخت.

چه اسناد و اوراقی را می توانیم امحا کنیم؟

به طور کلی تمام اسنادی که عمر مفید آنها به پایان رسیده باشد را می توان امحا نمود. عمر برخی از اسناد ۵ سال، ۱۰ سال، ۲۰ سال و … می باشد. البته امحاء اوراق باید براساس دستور العمل ها و ضوابط از پیش تعریف شده باشد.

مثال امحاء اوراق و اسناد:

• مکاتبات و نامه های اداری سالهای گذشته و دور
• صورتجلسات قدیمی
• برگ های تکراری پرونده پرسنل
• امحاء اسناد مالی (تبدیل به میکروفیلم می شود)
• گزارش کارها
• امحاء پرونده پزشکی بیماران

چرا امحا اسناد انجام می شود!؟

همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم، وقتی سندی در اداره ای نگهداری می شود، اداره برای نگهداری این سند باید نیروی انسانی و همینطور فضای خود را در نظر بگیرد. شاید در مورد یک برگ کاغذ به نظر برسد که چقدر از منابع سازمان اشغال شده و چه میزان به هم ریختگی در کار ایجاد می شود. اما وقتی در ابعاد بزرگتر به قضیه نگاه کنیم، این اتفاق به هیچ عنوان کوچک نخواهد بود. وقتی سازمان بخواهد از این دردسر ها رهایی پیدا کند امحاء اسناد به میان می آید.

مزایای امحاء اسناد ازین قرار است:

• آزاد شدن فضای بایگانی
• کمتر شدن حجم پرونده ها
• تسریع در کار
• از بین رفتن اطلاعاتی که میتواند مورد استفاده دوباره قرار گیرد
• سهولت دسترسی به اطلاعات مهم

امحاء اسناد چگونه انجام می شود!؟

هر اداره و سازمانی برای خود یک روند و روش خاص را در مورد امحاء اسناد بر عهده دارد. در بعضی از اداره ها، سازمان ها و یا کسب و کارهای عادی، ریز ریز کردن اسناد و ریختن آنها در سطل زباله توسط مسئول بایگانی کفایت می کند. اما در بیشتر سازمان های بزرگ خصوصا مراکز دولتی و نظامی امحاء پرونده از یک روند پیچیده و ملزم به اجرا برخوردار است که شاید کمی تعجب آور باشد.

اینکه بخواهیم بگوییم امحاء اسناد چگونه انجام می گیرد، خود به دو دسته تقسیم می شود:

1. روال کاری امحاء
2. روش امحاء اسناد

1. روال کاری امحاء اسناد

در سازمان های مختلف روال های مختلفی هم برای امحاء اسناد وجود دارد. اما آنچه که در بین تمامی آنها تقریبا مشترک می باشد این است که در ابتدا برای اسنادی که باید نابود شده و دیگر کارایی ندارند و نگهداری از آنها لزومی ندارد، فهرستی تهیه می شود. این فهرست توسط مسئول بایگانی تنظیم شده و به مسئول اسناد سپرده می شود. مسئول اسناد تاییدیه های لازم را از سلسله مراتب اداری سازمان دریافت می کند. این سلسله مراتب عبارتند از مسئول امور اداری، مدیر اداری سازمان، ریاست و یا قائم مقام سازمان. همینطور نماینده حراست نیز باید این فهرست را تایید کرده و در زمان امحا نیز حضور داشته باشد.

2. روش امحاء اسناد

وقتی فهرستی که از آن صحبت کردیم و تایید شد و مشخص شد که چه اسنادی باید نابود شود، اسناد مورد نظر جدا شده و در روز مشخصی که تعیین شده بود برای اما از بایگانی خارج می شود. امحاء اسناد در بیشتر ادارات یک کار سیستماتیک است که منسبات خود را دارد. بسته به اینکه امحاء با چه روشی انجام میگیرد، محلی که این اسناد به آن منتقل می شوند می تواند متفاوت باشد. اما آنچه که اهمیت دارد خصور بخشی از سلسله مراتب امضا کننده فهرست و همینطور نماینده حراست است. امحاء میتواند به صورت سوزاندن آنها و یا با دستگاه های کاغذ خردکن انجام گیرد. این کار به هر کدام از روش ها که انجام گیرد باید به صورت مرحله ای و از روی فهرست باشد تا اشتباها سند مهمی نابود نشود. بعد از اینکه تمامی اسناد از بین رفته و به یک کپه خاکستر و یا کاغذ خورده تبدیل شدند، نماینده حراست سازمان می باید امحاء اسناد طبق فهرست و همینطور بر اساس اصول را تایید نماید. این تایید صحت عملیات امحاء پرونده ضروری خواهد بود و در تمامی سازمان ها یک امر مهم به شمار می رود. بهترین روش برای بایگانی و نسخه برداری از اسناد استفاده از اسکنر بایگانی مخصوص و نگهداری آنها در نرم افزار بایگانی اسناد می باشد.

قوانین مجازات اسلامی مربوط به امحا اسناد

براساس قوانین جمهوری اسلامی ایران قانونگذار قوانین خاصی را برای زمانهایی که سازمانها در هنگام انجام امحا دچار مشکل شوند تعیین نموده است که در ذیل برخی از این قوانین عنوان می شود:

ماده ۵۴۴

هر گاه بعض یا کل نوشته‌ها یا اسناد یا اوراق یا دفاتر یا مطالبی که در دفاتر ثبت و ضبط دولتی مندرج یا در اماکن دولتی محفوظ یا نزد ‌اشخاصی که رسماً مامور حفظ آنها هستند سپرده شده باشد، ربوده یا تخریب یا بر خلاف مقررات معدوم شود دفتردار و مباشر ثبت و ضبط اسناد‌مذکور و سایر اشخاص که به واسطه اهمال آنها جرم مذکور وقوع یافته است، به حبس از شش ماه تا دو سال محکوم خواهند شد.

ماده ۵۴۶

در صورتی که شخصی برای برداشتن اسناد یا امحا آنها وارد یک مجموعه پلمپ شود، به مجازات هایی که در ماده ۵۴۴ وجود داشت، محکوم خواهد شد. حتی اگر اسناد موجود در مجموعه بدون شکستن پلمپ و با ورود از طریق راه های غیر قانونی معدوم شوند، شخص خاطی مجازات خواهد شد. البته این ماده شامل جرائمی که بخاطر قهر یا تشدید به وجود آمده است، نخواهد بود.

امحاء اسناد دیجیتال

وقتی شما از یک نرم افزار بایگانی برای کارهای خود استفاده کنید، امحاء اسناد امر متفاوتی خواهد بود. در اینجا شما با اسناد کاغذی سر و کار ندارید که آنها را بسوزانید و یا خرد کنید. فایل های کامپیوتری برای امحا حذف می گردند. اما همانطور که اطلاع دارید فایل های حذف شده قابل بازیابی است. و این موردی است که از نظر امنیتی می تواند سازمان را دچار مشکل کند. یک سیستم بایگانی الکترونیک خوب این اطمینان را به شما می دهد که از ساز و کاری استفاده نماید. که اسناد و اوراق شما پس از امحاء فیزیکی هر زمان که اراده نمایید به راحتی در دسترس شما قرار گیرد. همچنین در بایگانی دیجیتال هم امکاناتی برای امحاء اسناد دیجیتال در اختیار شما قرار میگیرد. نرم افزار بایگانی یگانه امکانات فراوانی دارد که اکثر ادارات دولتی و شرکت های خصوصی در حال استفاده از آن می باشند.